GoogleForms

Convertir un sondage Google Forms en rapport visuel automatique

Vous avez publié un formulaire Google Forms et avez des réponses que vous voulez analyser et présenter en 3 étapes faciles.

1- Convertir les réponses du sondage en Google sheets

Au sommet de la page se trouve deux onglets: QUESTIONS et RESPONSES. Quand ce deuxième est sélectionné apparaît une petite croix blanche sur fond vert. C'est l'appui sur ce bouton qui provoque la conversion et l'ouverture du classeur.

conversion en Google sheet

2- Publier le Google Sheet sur le web

Le menu Files/Publish to the web ... fait apparaître la fenêtre de réglages suivante:

publication sur le web-1

Il suffit de vérifier que les options sont correctement positionnées et de cliquer Publish.

publication sur le web-2

L'adresse de partage se trouve dans le champs au centre prête à être copiée. C'est elle qu'il faut déposer dans le champs suivant pour obtenir en échange l'adresse du rapport visuel.

3- Consulter le rapport automatique

Coller le lien ici:

Vous pouvez consulter votre rapport automatique là:

lien invalide

Il se mettra automatiquement à jour en fonction des nouvelles réponses.
Si vous voulez vous faire une idée avant d'essayer, voici quelques exemples déjà traités:


Comprendre les finances de l'entreprise


Chiffre d'Affaires à l’extérieur, Production à l'intérieur

Les notions de Chiffre d'Affaires, Production, Ventes ou Facturation sont utilisées comme quasi synonymes par beaucoup.

Le Chiffre d'Affaires: quantifie l'aptitude globale de l'organisation à vendre et à livrer. Mais sans distinction entre une sortie du stock de l'an dernier ou d'une fabrication à la demande. C'est un bon indicateur de la capacité commerciale globale de l'entreprise vue comme une boîte noire et de sa présence sur les différents marchés.

Mais si on essaye de comprendre ce qui s'y passe ou l'origine de sa rentabilité il faut ouvrir la boîte et utiliser l'indicateur le plus commensurable avec les charges de l'entreprise (frais de personnel, achat de matières premières, ...).

La Production: tout ce qui a été produit par l'entreprise, avec son personnel, ses outils, sans considération de vente, facturation ou variation de stock.

La Production est la grandeur qui porte le mieux l'activité interne de l'entreprise.

Un exemple concret

Prenons l'entreprise Acme SARL au hasard et examinons sur plusieurs exercices consécutifs l'évolution de son bilan. Pas tout le bilan dans un premier temps, seulement deux de ses plus importantes grandeurs financières (en chiffres):



ou en courbes:


Entre le début et la fin, la Production augmente de 50% pendant que le Résultat lui fait +80%. Tout va bien! Les plus téméraires, souvent les moins forts en calcul, osent parfois même:
    On a gagné 30 points de productivité !!...

Est ce si sûr ?

La question intéressante qui permet de distinguer entre la variation de volume d'activité et la variation de performance c'est: quelle PROPORTION de Production est transformée en Résultat ? C'est l'indicateur comparable.



La performance AUGMENTE de 2 points, et pas de 30% !!

L'indicateur utile est COMPARABLE

Les indicateurs utiles, ceux qui éclairent la machine et son fonctionnement, partagent une caractéristique:


    COMPARABLE DANS L'ESPACE ET DANS LE TEMPS


L'espace: entre magasins, clients, entre filiales, procédés de commercialisation, ou avec les concurrents, ...
Le temps: se comparer à soi même, au trimestre précédent, à l'an dernier ou au plan de l'année prochaine.

C'est plus facile quand l'indicateur est sans dimension: un pourcentage, un ratio ou si la dimension est à hauteur d'homme indépendante du volume: k€ par personne, par m2, ...


PAS COMPARABLE MIEUX
CA CA/Personne
Besoin de Trésorerie Besoin de Trésorerie en j de CA
Valeur Ajoutée Valeur Ajoutée/Production
Résultat net Rentabilité nette
Dette Financière Dette/Capital Économique
... ...



Mais la question suivante est POURQUOI vient cette augmentation ?

L'indicateur utile EXPLIQUE ses variations

Il faut ouvrir la boîte qui transforme Production en Résultat pour faire apparaître deux des étapes fondamentales qui s'y trouvent:

  1. Création de la Valeur Ajoutée: ce qui reste après avoir acheté ce qui est nécessaire pour réaliser la Production (matières premières, sous-traitance, frais de commercialisation, ...).
  2. Utilisation de la Valeur Ajoutée: pour rémunérer les moyens de production (personnel, entretien de l'outillage, provisions pour risques, ...)





Et ce qui reste c'est le Résultat, positif ... ou négatif qui servira à enrichir l'entreprise, payer les impôts et à verser des dividendes aux actionnaires.

Mais où se trouve la performance ? Où est l'augmentation de 2 points ? Quelle ligne, quelle colonne ?
Introuvable dans les chiffres en € qui mélangent les variations de volume d'activité et les évolutions de performance.
La réponse est dans les indicateurs exprimés en pourcentage:


La part des Achats dans la Production a baissé de 50% à 25%. Et dans le même intervalle la rémunération des moyens est passée de 80% de la Valeur Ajoutée à 84%.
Les 2% proviennent de la combinaison de ces deux mouvements: 75% x 16% = 12%.

Il est possible de deviner l'histoire en examinant l'évolution de l'outil de production constitué du nombre de personnes et les investissements en outils/moyens de production et de calculer les ratios comparables ramenés par personne.


La Production/Pers est quasi stable mais la Valeur Ajoutée/Pers fait plus que doubler. La diminution des achats de matières premières et de sous-traitance est la cause de cette augmentation. L'entreprise s'est réorganisée pour en faire plus par elle-même au prix de moyens plus chers (outillage, personnel spécialisés, ...) pour un bilan global +2% sur son Résultat.

Le 'making of' des chantiers


Historique

Mon implication dans les chantiers de la ville de Toulouse à commencée lors du Hackaton. Elle s'est continuée naturellement dans le concours Défi Numérique. L'équipe a produit une web-app et une app Android: Info'Travaux qui inclut les idées de visualisation décrites ici et y ajoute des fonctionnalités précieuses comme l'abonnement aux nouveaux chantiers dans les zones d'intérêt et surtout les itinéraires en voiture permettant d'éviter les chantiers. Le projet Info'Travaux a gagné le prix du "Services aux citoyens".





Google Maps et autres Waze peuvent parfois constater un ralentissement dans une rue, mais ni l'un ni l'autre ne sait pourquoi et pour combien de temps, Info'Travaux lui oui.

A la recherche de la visualisation efficace

Quand on essaye de placer sur une carte des centaines de punaises et parfois des dizaines sur 1 cm2, on se rend compte qu'il y a sûrement mieux à faire que de superposer des icônes/marqueurs identiques qui seront illisibles et très difficiles à sélectionner individuellement.

Il y a maintenant plus de 30 ans qu' Edward Tufte a proposé un critère objectif de la bonne utilisation de l'encre: le data/ink ratio. En français et sur écran: le rapport nb données/nb de pixels. Chaque trait, couleur, surface utilisé doit être questionnée à propos de son apport à la présentation des données en regard de la place qu'elle accapare au détriment des autres sur le papier, l'écran et ultimement sur la rétine et dans le cerveau de l'utilisateur. C'est un tamis très efficace pour apprendre à éliminer le bruit visuel et se concentrer sur l'essentiel.

Encore mieux, s'il est possible de pondérer chaque donnée par la valeur qu'elle a pour l'utilisateur: (valeur X donnée) / pixels, on peut créer des interfaces et des visualisations optimales pour les familles d'utilisateurs qui partagent les mêmes objectifs.

La mission que l'on assigne au marqueur est alors d'attirer l'attention du lecteur d'autant plus que le chantier est important pour lui. Un premier essai inspiré de visualisation utilisait la durée restante. Un cercle de diamètre d'autant plus gros que le chantier allait encore longtemps perturber la circulation. Une fois réalisé et expérimenté plusieurs défauts se font jour et notamment deux:

  1. la taille des cercles devient très grande à cause de la forte dynamique des données (de 1j à 3 ans) jusqu'à devenir inutilisable
  2. le critère durée est trop écrasant, une gène énorme courte est totalement masquée par des gènes très légères ou nulles pour certain modes de transport pour peu qu'elles soient longues.

Cette deuxième version va plus loin en faisant émerger des données le niveau de gène par mode de transport grâce à une pondération des différents impacts sur la circulation:



On peut combiner les deux dimensions :
  • le niveau de gène sur une échelle de 0 à 5
  • la durée restante mais bornée à 3 mois pour éviter le défaut de la forte dynamique

en un seul indicateur, selon les principes suivants:

  • la taille du disque est d'autant plus grande que le chantier est gênant, avec une légende de couleur en redondance
  • l'épaisseur de la couronne représente la durée restante. Disque plein si encore plus de 3 mois et un simple cercle pour la semaine.



Ainsi combinés, le nombre de pixels occupés sur l'écran est d'autant plus grand que le chantier mérite l'attention du lecteur.Quelques bonnes propriétés de cet indicateur:
  • les chantiers proches se superposent pour former une grande tâche de couleur qui indique tout naturellement et sans plus de détails un quartier fortement perturbé et pour un temps certain
  • en zoom large les grosses tâches masquent les petites mais se séparent quand l'agrandissement est suffisant
  • le caractère quasi aléatoire de la position, taille et épaisseur fait que les marqueurs se distinguent et se sélectionnent facilement


Mode d'emploi

Chaque marqueur est un chantier.

  • Détails: Clic permet de faire apparaître une bulle d'information à propos du chantier. Maj clic permet d'en ouvrir plusieurs à la suite.
  • Navigation spatiale: le curseur en forme de main permet de faire glisser la carte par appuyer-glisser. Clic-clic fait un zoom avant, maj clic-clic un zoom arrière. Tracer un rectangle avec maj-appuyer-déplacer-relâcher zoom sur cette zone. Et bien sûr les icônes + et - en haut à gauche permettent le zoom avant/arrière
  • Filtre: les icônes voiture, piéton, vélo permettent de ne considérer que les chantiers qui impactent un mode de transport en particulier. Le i rassemble tous les chantiers y compris ceux sans influence sur la circulation
  • Voyage dans le temps: la glissière en bas de la carte permet de faire apparaître la situation à une date antérieure ou de se projeter dans le futur pour voir ce que seront les chantiers dans 3 mois.

A lire dans Chrome, Firefox ou Safari Ouvrir dans une fenêtre séparée

Les Données Ouvertes

C'est à l'initiative de la Communauté Urbaine de Toulouse Métropole que les données concernant les chantiers sont rassemblées à l'intérieur d'une application. Chaque jour une partie des données gérées sont exportées vers la zone Open Data où elles deviennent accessibles à tout un chacun qui peut la télécharger en divers formats.

Améliorer les données et leur mise à jour

La mise à disposition des données est un bénéfice incontestable. Et on en veut immédiatement plus. Au jour d'écriture de ce billet (oct 2014), on aimerait bien quelques suppléments:
  • Un prévisionnel serait précieux: les chantiers sont publiés le jour de leur démarrage prévu. Dommage pour les chantiers qui durent une journée! Disposer d'un prévisionnel pour les chantiers, même s'il est amené à changer, pourrait être très précieux. Est ce possible ?
  • Quelques anomalies: certains jours le fichier n'est pas disponible au téléchargement . Ou identique à celui de la veille. Ou est un fichier valide mais les données qu'il contient sont incomplètes (des chantiers publiés la veille ne sont plus là mais sont à nouveau présent dans le fichier du lendemain). L'exploitation des données ouvertes doit trouver des solutions pour tolérer ces aléas.
  • Pas de mise à jour en cours de route: certainement que des modifications ont lieu après la publication des données (chantier annulé ou terminé avant la date prévue, ...). On ne constate pourtant aucune mise à jour dans l'open data. Les paramètres d'un chantier publié restent identiques d'un jour à l'autre jusqu'à ce que le chantier disparaisse de la liste. Pourquoi ?
  • Pourraient être plus précises: l'impact du chantier est pour le moment très grossier: un point GPS, un nom de rue et parfois une fourchette de numéros dans la rue. S'il était possible de récupérer les plans d'emprise alors les trajets d'évitement serait plus précis y compris pour le piéton et la personne à mobilité réduite.

Les données cachées dans les données

Comme très souvent, les données sont instructives pas seulement par leur valeur et leur évolution mais aussi par leur présence (les dates de mises à jour) ou à leur disparition soudaine. Et les chantiers n'échappent pas à la règle. Certains sont très sages, le chantier est répété à l'identique tous les jours entre les dates de début/fin prévues initialement. Tandis que d'autres:
  • apparaissent plus tard que la date de début déclarée
  • disparaissent plus tôt que la date de fin définie
Peut être que les données exportées représentent en fait le permis de mener un chantier qui encadre le déroulement pour éviter de mélanger dans une même tranchée et au même moment des interventions sur l'eau, le gaz et l'électricité... Il serait alors logique qu'aucune mise à jour rétroactive ne soit effectuée. Mais le citoyen préférerait certainement des informations plus proches de la réalité de la rue. Sont elles disponibles ?

Le Tableau de courbes plutôt que le Tableau de chiffres

La Table de Valeurs

La version la plus élémentaire de la présentation de donnés est le catalogue de valeurs. L'ambition est de fournir de manière rapide la réponse aux questions les plus élémentaires: Quel est le montant des ventes en France en Avril ?
La table est organisée pour fournir avec toutes les décimales, au centime près, toutes les réponses selon un format très touffu qui décourage la moindre tentative de dégager visuellement des informations de tendance et de comparaison.




Il s'agit ici plus d'un reporting à plat qu'un outil d'aide à la décision. Elle ne devrait plus être présentée à des humains au 21 siècle.

Le Tableau digeste

Une version plus humaine consiste à présenter les nombres sous une forme privilégiant l'ordre de grandeur à la précision. Deux chiffres significatifs sont largement suffisants pour discriminer de 1 à 100. L'utilisation d'unités adaptées permet de limiter le nombre de zéros et renforce l'appréciation visuelle des différences. Il est même possible de d’omettre les valeurs les plus faibles.



Le Tableau de Courbes

Mais si l'objectif est de comprendre, piloter, réagir, maximiser les ventes, alors il est souhaitable de passer à d'autres types de représentations. L’œil est très efficace pour reconnaître des schémas, surveiller les tendances, prolonger visuellement une trajectoire, détecter les points aberrants,... Utilisons le au maximum en prenant le point de vue extrême opposé aux versions précédentes, un tableau sans aucun chiffre.



Les courbes visualisent l'historique des grandeurs au cours de l'année. La zone grisée en arrière plan indique le cumulé à date. La France est la première source de revenu, suivi de l'Europe en baisse et des US en croissance. Les ordres de grandeur deviennent visibles et l'efficacité de la publicité sur le chiffre d'affaires apparaît en pleine lumière. Il n'est même plus utile de connaître l'unité de l'axe vertical k€, M€ ou $, aucune importance.
Soudain le lecteur se met à poser des question plus intelligentes: Pourquoi la publicité sur la zone Asie est-elle si peu efficace ? Que se passe t-il en zone Europe ? L’accroissement relatif de publicité est il une réaction aux mauvais résultats ou l'effet mécanique de la baisse de CA ?


Diagramme en toile d'araignée

Toile d'araignée, radar, polaire ou Kiviat, il a beaucoup de noms.
Je remarque que ce diagramme exerce un pouvoir d'attraction très significatif. Beaucoup de personnes avec qui je discute (clients, stagiaires ou simples contacts) regardent ce diagramme avec beaucoup d'envie et de respect. Et quand vient le moment où l'on me demande mon avis, je suis embarrassé pour faire une réponse courte.



Bonne Année 2014


Sa forme circulaire, sa fonction naturelle

Sa forme en cercle se prête naturellement à la représentation de données qui après avoir fait un tour complet reviennent ... à leur point de départ.
Deux cas évidents d'application:

  • l'espace: sources sonores, champs visuel, direction du vent, ...
  • le temps et ses cycles: les heures de la journée, les jours de la semaine, les mois de l'année.


Sa capacité à visualiser plusieurs axes simultanément

Mais la plupart des utilisations de ce diagramme que l'on rencontre dans la nature exploitent des axes de catégories qui n'ont aucun ordre intrinsèque.



Le fait d'être côte à côte pour deux axes est totalement arbitraire. Voici 4 versions du même jeu de données.





L'ambiguïté surface/ distance

La rose de Florence Nightingale montre l'origine des décès des soldats lors de la guerre de Crimée de 1854. La surface rouge les blessures, bleue une maladie contagieuse et noire non classée. On comprend bien à la vue de ce diagramme que les ennemis les plus féroces sont le typhus et le choléra.



Ce n'est pas évident au premier coup d'œil mais il y a deux manières distinctes de lire le diagramme de Nigthtingale:

  • la distance du périmètre externe de la tranche au centre
  • la surface de la tranche (ou de la portion de tranche)

Et ce n'est pas la même chose ! Quand le rayon de la tranche est multiplié par 2, la surface de celle ci est multipliée par 4. La vaste majorité des cobayes à qui on demande de retrouver les valeurs des données à partir du diagramme de Nightingale, mesurent les rayons alors que ce sont les surfaces qui encodent les données.
Y compris pour les représentations filaires pour lesquelles il semble clair que c'est la distance au centre qui est la donnée, on ne peut s'empêcher de voir la surface que forme l'angle avec la ligne qui joint les points de mesure successifs. Surface de forme aussi arbitraire que l'ordre choisi pour les axes!!!

La comparaison sur plusieurs axes


Un diagramme pour tous

A condition d'utiliser une représentation filaire (pas comme celle de Nightingale), il est possible de mettre plusieurs entités sur un même diagramme et de les comparer. A un objectif ou entre elles.

La convention habituelle est que le centre est la note la plus faible, la périphérie la plus haute.





Les concurrent les plus directs du diagramme araignée

  • le diagramme en points - (à droite c'est mieux)






  • la carte de score ou la punch card - (noir c'est mieux)






Un diagramme pour chacun

C'est l'utilisation faite par une célèbre marque de comparatifs de produits techniques.



Le diagramme radar a des atouts certains dans cet usage. Le regard peut identifier et reconnaitre efficacement des profils. Les grands nez, les petites oreilles, ... Enfin l'ensemble des caractéristiques désirables ou indésirables parmi un grand nombre de schémas.
L'appareil Sony fournit un bon exemple de l'erreur de perception surface/distance. Sur la version radar l'appareil est quasiment parfait. Le diagramme en points (dotplot) montre de manière plus objective ses caractéristiques.


La présentation de données en tables


Le yin et le yang de la visualisation

Il est souvent dit que les tables et les diagrammes sont les deux piliers de la visualisation de données:

  • le diagramme = la vue d'avion: la population, la tendance, la valeur relative, ...
  • la table = la suite des valeurs exactes: la donnée individuelle, les décimales, le sous-total, ...

Le diagramme en premier plan attire le chaland, lui communique les messages généraux et la table en arrière plan est toujours prête à répondre aux questions pointues des curieux.

Sur un écran, il existe un troisième comparse très efficace: la bulle qui apparait quand le curseur survole un point du graphe et qui fournit tous les détails.


Quelques bons principes

Beaucoup d'énergie et de créativité sont consacrées aux diagrammes et peu en comparaison aux tables. Il n'est pas facile de trouver des contributions marquantes sur le format des tables. Une d'entre elles est le livre de Stephen Few
Quelques recommendations de bon sens:

  • cadrage et alignement: nombre à droite, texte à gauche
  • pas de répétition de symbole dans chaque cellule (€, %)
  • il est plus facile de lire les mots horizontaux qu'inclinés ou verticaux
  • ...

Et aussi des conseils plus avancés:

  • les espacements inter-ligne et inter-colonne sont les premiers responsables du confort de lecture
  • les bordures doivent ajouter de l'information, sinon elles dégradent la lisibiité


La table structurée

La table structurée a pour objectif de présenter ... des structures composées de champs textuels et de valeurs numériques. Les exemples sont nombreux:

  • Carte restaurant: Entrée/Plat/Dessert x Ingrédients x recette x Prix de vente
  • Backlog Scrum: Story/Tâche/ (A faire, A finir, Fini) x Evaluation
  • Portefeuille projets: Client/Projet/Tâche x (Début, Fin) x Effort x Avancement
  • Matrice de tracabilité: Syst/ss-Syst x (criticité)

Ces tables sont des listes de champs dans une base de données. L'idée est d'interpréter ces champs comme une hiérarchie de gauche à droite. Les champs qui se repètent d'une ligne à la suivante sont visuellement mis en facteur. Les tableaux croisées dynamique Excel ou les tables de Tableau utilisent cette convention visuelle très naturelle.





Pour une même table de données, plusieurs représentations peuvent être également utiles.

Soit une liste de projets: Client/Projet/Tâche/Début/Fin. Deux manières utiles de trier ces données sans changer l'ordre des colonnes:

  • les travaux organisés par clients et projets,
  • la vision globale des tâches: de haut en bas par date de début et date de fin croissante




    Changer l'ordre des colonnes est un moyen de renverser la hiérarchie des données. Soit le livre de recette de la carte d'un restaurant:

    • pour chaque plat, les ingrédients et la quantité nécessaires,
    • pour chaque ingrédient, les plats qui l'utilisent


    Une table structurée en Excel

    Les principes utilisés pour cette réalisation:

    • formatage par factorisation visuelle de gauche à droite
    • tri à l'intérieur des colonnes
    • déplacement, changement de l'ordre des colonnes

    Le formatage est obtenu grace à des formats conditionnels qui masquent les champs redondants et tracent les bordures. Les données sont toujours là. La table est éditable et la modification de champs provoque l'adaptation de la présentation.

    Chaque colonne peut être triée par double clic. Un premier double clic trie de haut en bas et un deuxième dans l'ordre inverse en alternance. Deux variantes:

    • total, toute la table est triée: double clic sur le titre de la colonne
    • partiel, l'ordre des champs à la gauche de la colonne est preservé: double clic sur un élément de la colonne.

    C'est l'ordre des colonnes (de gauche à droite) qui détermine la structuration des données qui est mise en avant par le formatage. C'est une capacité très méconnue d'Excel qui permet de changer cet ordre: le déplacement d'une zone de données. Il faut après la sélection de la colonne, maintenir shift, prendre la sélection avec le bouton gauche maintenu appuyé, glisser déposer et relacher shift.


    Volontaire pour une beta test ?

    Un classeur Excel qui réalise la présentation de tables structurées est actuellement en beta test. C'est un outil qui permet d'analyser les données et de les présenter joliment de façon non intrusive: les données ne sont pas affectées, elles restent librement modifiables. Et c'est aussi un grand plaisir que de pouvoir classer des colonnes par double clic dans Excel comme ... presque partout ailleurs...
    Vous pouvez vous porter volontaire à essayer ce classeur sur vos propres données et faire part de vos impressions.


  • Attention au vert...

    D'innombrables échelles vert, orange, rouge peuplent les tableaux de bord de toutes origines ?

    La symbolique des couleurs du feu de croisement profite de l'universalité du code de la route: vert=ok, orange=alerte, rouge=problème. Tellement utilisé que l'on n'y pense même plus.

    Une minute, ... Est ce une bonne visualisation ?



    La route

    Revenons à l'origine. Le premier feu de croisement (bicolore) est installé à Salt Lake City en 1912. Il fut progressivement enrichi d'états supplémentaires: orange, clignotements, combinaisons, ... L'objectif global restant d'organiser le partage harmonieux d'une ressource exclusive: le carrefour.

    • vert = passez, l'autre voie est rouge
    • rouge = arrêtez vous, l'autre voie est vert
    • orange = attention, le feu va passer au rouge


    Le rail

    Un autre exemple vénérable de partage d'une section critique est le passage à niveau. Vu de loin il s'agit du même problème que la route: l'accès raisonné à cette petite portion d'espace à cheval entre le bitume et les rails.
    Sauf qu'il y a une différence majeure (autre que la priorité du train qui impose le rouge à la route): La voiture peut passer sans danger 99,9% du temps, il serait donc stupide (et écologiquement irresponsable) d'allumer un feu vert tout ce temps. Quand il existe, le signal lumineux (rouge clignotant) du passage à niveau se déclenche quelques instants avant le passage du train et ... s'éteint après.
    C'est vrai après tout, le vert n'est pas nécessaire, on pourrait aussi au carrefour routier n'utiliser que le rouge: le feu monocolore... Rouge = stop, Rien = passez. Le vert n'apporte aucune information supplémentaire.

    A y réfléchir de plus près, le feu vert offre un discret bénéfice qui, à lui seul, rend souhaitable de le conserver à nos carrefours: la redondance de sécurité - en l'absence de feu vert une ampoule rouge en panne serait catastrophique...


    Le tableau de bord

    Quel est donc le rapport entre les indicateurs de suivi, de pilotage d'une activité et ... un feu tricolore? Pas grand chose !!

    Ce qui ne va pas dans le feu tricolore pour les tableaux de bord, c'est le vert. Il est:

    • redondant: l'information utile est la présence d'alertes ou de problèmes. Je vois bien que ce n'est pas rouge !
    • nuisible: de nombreux indicateurs sont simultanément présents sur le tableau de bord. Le rouge est dilué dans le vert !



    Sur un tableau de bord le vert le plus efficace c'est ... le blanc...




    Indicateurs d'avancement de projets

    Tout projet devrait être suivi simultanément sur 3 dimensions:

    • le temps
    • le coût
    • l'avancement

    Arrêtons nous sur la troisième, et examinons les indicateurs visuels pouvant être utiles.


    Morceler et Compter

    Le plus robuste consiste à morceler l'objectif global d'un projet en éléments concrets observables (le nombre de parpaings posés sur le mur) indépendamment des tâches, du coût, des efforts et du temps passé.

    Il est alors possible de construire des indicateurs très efficaces qui vont simplement compter.

    Quand le projet consiste à appliquer une succession d'étapes à des objets que l'on peut énumérer (stories Scrum, todo list, ..) il suffit de compter le nombre d'objets présents dans chaque état:

    • A faire, Fini
    • A faire, En cours, Fini
    • Créé, Accepté, Estimé, Planifié, En cours, Fini, Livré

    Et de représenter ces comptages visuellement:





    Même principe s'il s'agit de propriétés que l'on peut énumérer, par exemple sur un projet de rédaction d'un document de spécification:





    Sont ajoutés ici:

    • l'évolution du périmètre en cours de projet qui évidemment change la valeur de l'avancement
    • l'historique de la progression de l'avancement qui apporte une information dynamique: est ce que ça avance ? depuis combien de temps est ce bloqué ? Et prévient même si on revient en arrière.


    Burndown Chart

    Le burndown chart très utilisé par les méthodes agiles est un outil très pertinent pour prédire la date de terminaison d'une tâche ou du projet. Ou pour estimer le contenu qui sera disponible à une date future. Il suffit de prolonger visuellement le rythme actuel pour évaluer la date où les courbes se croisent.

    La version la plus complète est le Burnup Chart (la version ascendante) avec la visualisation des évolutions de périmètre.




    Groupe de projets

    Passons au niveau du groupe de projets partageant le même processus, les mêmes activités. Par exemple:

    • spécification, codage, tests unitaires, tests fonctionnel ... dans un domaine logiciel
    • terrassement, maçonnerie, plomberie, électricité, peinture, ... dans le bâtiment

    Il est très facile de représenter l'avancement global à partir d'indicateurs d'avancement par activité et sans forcement avoir besoin d'en dire beaucoup sur l'ordonnancement de ces activités: séquentiel, parallèle ou plus complexe. Cette tolérance/flexibilité n'est pas éliminatoire car l'œil humain ajoute automatiquement un contexte d'interprétation: tout le monde sait bien qu'il est souhaitable que le terrassement et la maçonnerie soient terminées avant que la peinture ne démarre. Ou qu'il ne sert à rien d'essayer de terminer le test fonctionnel alors que les spécifications ne sont pas achevées. Mais que l'électricité et la plomberie peuvent très bien avancer en parallèle...





    Il y a trois façons de lire ce diagramme:
    • horizontal: l'avancement de chaque projet et le reste à faire par activité
    • vertical: l'avancement de chaque activité et le reste à faire par projet
    • à l'intersection: le reste à faire pour un projet x activité


    Un billet médiatisé

    Data Publica a publié un billet qui promeut la disponibilité de données 'open' de la RATP qui jusqu'à pas longtemps pratiquait plutôt l'inverse.
    Ce billet a eu une large résonance dans les médias aussi divers que: lemonde.fr, Bus & Car, Francetv.info, lefigaro.fr, DirectMatin.fr, La Tribune.fr, Liberation.fr ou SudRadio.fr. La RATP à la fois familière et secrète intéresse beaucoup.
    L'exploitation des données qu'en font les médias est variable. Chacun picore les données qui lui parait faire sens: la ligne la plus longue est la 8, 14 la plus rapide, le nombre de suicides et de tentatives en diminution, le nombre de violences voyageurs a presque doublé en 6 ans, ... D'autres vont chercher des données détaillées non visualisées dans le billet initial, les connectent à des informations de contexte et en tirent des enseignements ou confirmations de convictions préexistantes.
    Concevoir un tableau de bord démarre avec les buts à atteindre. Mais essayons de faire l'inverse. Partir des même données et esquisser une conception de tableau de bord à destination des voyageurs.

    D'abord un point de vue

    Chaque tableau de bord réussi a un point de vue. Qui est le destinataire, d'où regarde t-il ? Son intérêt, ses questions, sa connaissance préalable, son vocabulaire, ... C'est ça qui décide ce qui doit être: au premier plan, au second et à l'arrière plan. Et tant pis si certains éléments deviennent invisibles, c'est la loi de la perspective et ... une très bonne chose pour les tableaux de bord.
    De cette position il faut faire la liste des objectifs et des questions intéressantes:

    • mieux connaitre le métro: où se situe(nt) ma(es) ligne(s) préférée(s) ? ponctualité, débit, ...
    • le métro est il dangereux ?
    • le métro et le RER sont ils en train de s'adapter aux handicapés ?
    • ...


    Les données et leurs contextes

    La donnée apporte du sens quand elle est mise en contexte: culturel, temporel, localisation, causal,... C'est elle qui permet de répondre aux questions précédentes.
    Les nombres de blessés et de morts sont de parfaits exemples de données qui ne disent rien à elles seules. On peut bien sûr se rassurer en découvrant qu'en moyenne l'agression n'arrive que tous les 300.000 voyages... Mais pour en apprécier l'importance il faut les mettre en relation avec d'autres données de contexte non disponibles dans le rapport:

    • quel est le niveau normal ? Combien de blessés/décès observe t-on dans un groupe témoin durant l'équivalent d'un temps de transport ?
    • quels sont les niveaux d'autres moyens de transport ? la voiture, l'avion, ... Normalisés au kilomètre parcouru ou au temps de voyage ?
    • quelle est la répartition des causes (chute, agression, suicide, malaise, ...) ?
    • quel est le calendrier ? Observe t-on des cycles (horaire, hebdomadaire, saisonnier) ? Des corrélations avec la fréquentation, des événements particuliers, ... ?

    Les informations de trafic, nombre de trains, de départs ou vitesse de pointe sont un parfait exemple inverse. Ces données ne prennent leur signification qu'agglomérées les unes aux autres:

    • à quoi sert un train à 50km/h qui ne passe que toutes les heures ?
    • le nombre de trains par ligne n'a aucun sens pour le voyageur. C'est la fréquence apparente des trains qui compte.

    L'indicateur utile au voyageur c'est le temps d'attente d'un train et un prédicteur de son temps de transport.

    • le temps d'attente moyen est estimé par le nombre de départs journalier ramenés à la plage horaire de service (18 heures ?).
    • le temps de transport entre 2 stations à la vitesse commerciale maximale est un moyen simple de calibrer toutes les lignes sur une échelle unique.


    ... et une représentation visuelle adaptée

    Les données des lignes: longueur, nombre et densité de stations sont présentées simultanément sur un diagramme à barres qui communique une vision globale de la grande variabilité des caractéristiques des lignes. Dans un tableau de bord finalisé il faudrait ajouter une visualisation/sélection des lignes sur le plan de métro.

    Les détails numériques peuvent être utiles comme références, ils restent sous forme de table filtrable et triable (cliquer sur les colonnes).
    Sur cette nouvelle échelle de vitesse, la ligne 14 n'est plus la plus rapide, car sa distance inter-station est la plus grande. Et la 4 n'est plus la plus lente bien au contraire.
    La donnée n'est rien sans son contexte, il lui est fourni par un observateur qui fixe la hierarchie d'une perspective et ... d'autres données.
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